Documentatie en Informatiebeheer

Documentatie en Informatiebeheer: Efficiënt Registreren en Beheren van Informatie

Onze hoofddoelstelling binnen Documentatie en Informatiebeheer is het zorgvuldig en efficiënt registreren van documenten in ons geautomatiseerde DMS JOIN (Document Management Systeem JOIN). Onze DIV medewerkers zijn de experts in het beheren van informatie gedurende de hele levenscyclus ervan. Van het registreren en classificeren van inkomende documenten tot het zorgvuldig opslaan en gemakkelijk terugvinden van informatie, we garanderen een gestroomlijnde en nauwkeurige aanpak.
We zijn verantwoordelijk voor het nauwgezet beheren van het dynamische archief, waarin lopende documenten en informatie worden bewaard. Dit omvat het zorgvuldig bijhouden, organiseren en beschikbaar stellen van documenten om te zorgen voor directe toegankelijkheid en nauwkeurige informatieverspreiding.

Afdeling Semi-Statisch Archief

Sommige informatie is van onschatbare waarde, maar wordt niet dagelijks geraadpleegd. Ons semi-statische archief is speciaal ontworpen om deze waardevolle documenten veilig op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken wanneer dat nodig is. Hier houden we dossiers en documenten bij die, op termijn, ofwel vernietigd kunnen worden ofwel overgebracht moeten worden naar het Nationaal Archief Aruba (Arhievo Nacional Aruba). We nemen de verantwoordelijkheid om deze informatie  op de juiste manier te bewaren, met inachtneming van wettelijke voorschriften en behoud van waardevolle gegevens.

Ons deskundige team staat klaar om uw departement te begeleiden bij het nemen van beslissingen met betrekking tot documentbeheer. Of het nu gaat om het selecteren van welke documenten moeten worden bewaard of om het veilig vernietigen van verouderde gegevens.

Onze doelstelling draagt bij aan een efficiënte en effectieve informatiestroom binnen de overheid, wat op zijn beurt de besluitvorming en het dagelijkse functioneren ondersteunt. We zijn vastberaden om een belangrijke rol te spelen in het bevorderen van gestructureerd informatiebeheer en het waarborgen van toegankelijkheid en betrouwbaarheid voor zowel lopende als archiveringsdocumenten.